Polityka prywatności – Klauzula informacyjna
PSI Polska – Administrator Danych Osobowych
PSI Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jana Pawła II 80, lok 142, 00-175 Warszawa, (nr. telefonu: +48 22 536 96 00), NIP 525-23-54-303, REGON 140401727, wpisaną do krajowego rejestru sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000522169, wysokość kapitału zakładowego 50.000 złotych, KRAZ 5548.
W jakim celu przetwarzamy Dane Osobowe i skąd je pozyskujemy?
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez administratora w celach rekrutacyjnych: Executive i Direct Search, by w ramach realizowanych projektów wybrać takie, które mogą być dla Państwa odpowiednie i zaprosić do rozmowy na ten temat. Ewentualny dalszy udział w projekcie będzie każdorazowo poprzedzony Państwa odrębną zgodą.
Dane osobowe w celu rekrutacyjnym pozyskujemy poprzez:
- Bezpośrednio od Państwa, w ramach przekazywanych CV
- Portale zawodowe np. LinkedIn, GoldenLine
- Strony www
- Portale branżowe
- Rekomendacje od osób, które doceniają Państwa doświadczenie zawodowe
Jakie Dane Osobowe przetwarzamy?
- Imię i Nazwisko
- Firma i stanowisko
- Dane kontaktowe (nr tel. komórkowego, e-mail)
- Inne dane umieszczone w przesłanym nam przez Państwa CV np. przebieg dotychczasowej kariery zawodowej, wykształcenie, szkolenia i certyfikaty, znajomość języków obcych, kompetencje zawodowe. Każdy indywidualnie decyduje, jakie dane umieszcza w swoim CV, a przekazując je do nas wyraża jednocześnie zgodę na ich przetwarzanie. W tym celu warto zapoznać się z wytycznymi odnośnie danych osobowych umieszczanych w CV, które wynikają z RODO i Kodeksu Pracy.
- Informacje i wnioski zebrane w trakcie rozmów rekrutacyjnych i opracowane w formie raportu
Jak przestrzegamy Państwa praw?
W celu ochrony Państwa Danych Osobowych wszyscy pracownicy PSI Polska przestrzegają wytycznych wynikających z RODO, jak i ściśle określonych wewnętrznych reguł postępowania, a wykorzystywane przez nas systemy IT gwarantują pełne bezpieczeństwo danych.
W każdym momencie posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich aktualizowania i poprawiania, a także żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Posiadają Państwo również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jak też do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Czas przetwarzania przez PSI Polska Danych Osobowych wynika z udzielonej zgody i wynosi:
- okres trwania wybranego, omawianego projektu rekrutacyjnego (zwykle 3-5 miesięcy), gdy została wyrażona zgoda wyłącznie na dany projekt. Po jego zakończeniu nastąpi usunięcie danych.
- do czasu cofnięcia zgody, gdy została wyrażona zgoda na zachowanie danych w celu informowania o różnych projektach bieżących/przyszłych i ewentualnego uczestnictwa w nich.
Jeżeli po wstępnym kontakcie telefonicznym lub w trakcie trwania projektu, Kandydat nie jest zainteresowany danym procesem rekrutacyjnym lub zrezygnuje z udziału w nim dane zostają zarchiwizowane do końca trwania danego procesu, wyłącznie, aby uniknąć ponownego kontaktu z Kandydatem z pytaniem o zainteresowanie procesem. Jeśli dane Kandydata są przesyłane Klientowi dla celów prezentacyjnych, takie dane osobowe są zawsze spseudonimizowane w sposób, który nie pozwala Klientowi na identyfikację konkretnego Kandydata.
W celach technicznej obsługi IT i obsługi poczty email korzystamy z usług dostawców IT (Procesorów), którzy mogą mieć dostęp do niektórych danych osobowych dla celów świadczenia usług dla nas i dlatego zobligowani są do przestrzegania ściśle określonych wytycznych ochrony i bezpieczeństwa danych.
- elevato (platforma rekrutacyjna zarządzana przez Elevato S.A.)
- Microsoft (dostawca usługi pocztowej)
Jak przebiega projekt rekrutacyjny?
- Etap 1: Pierwszy kontakt informacyjny via e-mail lub telefon, do którego potrzebujemy danych kontaktowych (na tym etapie pobieramy zgodę na przetwarzanie danych osobowych)
- Etap 2: Rozmowa telefoniczna z naszym działem research, co pozwala na wstępne omówienie oferty i jej wymagań
- Etap 3: Bezpośredni wywiad z Konsultantem prowadzącym dany projekt, omówienie projektu i doświadczeń Kandydata w świetle wymagań oraz wzajemne poznanie potrzeb i oczekiwań (do tego etapu potrzebujemy CV Kandydata)
- Etap 4: Uzyskanie Państwa odrębnej, pisemnej zgody na udostępnienie swoich Danych Osobowych Klientowi, co jest wymagane do uczestniczenia w dalszych etapach projektu.
- Etap 5: Przygotowanie podsumowania Profilu Kandydata dla Klienta w formie raportu obejmującego Dane Osobowe zawarte w CV oraz informacje przekazane podczas rozmów z Konsultantem (dane kontaktowe, wykształcenie i odbyte szkolenia, przebieg kariery zawodowej, profil kompetencyjny i osobowościowy, motywacja do zmiany pracy, oczekiwania finansowe).
- Etap 6: Organizacja spotkań Kandydatów z Klientem (etap Prezentacji)
- Etap 7: Ewentualne dodatkowe formy weryfikacji kompetencji oraz dopasowania do stanowiska i kultury organizacyjnej np. Kwestionariusz Stylów Zawodowych WAVE, Testy Umiejętności Analitycznych, Assessment Centre, itp. (odbywają się wyłącznie w uzgodnieniu z Kandydatem, po przekazaniu niezbędnych informacji w celu podjęcia świadomej i dobrowolnej decyzji oraz po zebraniu odrębnej zgody na uczestnictwo w tym etapie). Po ich przeprowadzaniu Klient i Kandydat otrzymują informację zwrotną odnośnie wyników i konkluzji.
- Etap 8: Pomoc PSI Polska w pomyślnej finalizacji rozmów między wybranym Kandydatem a Klientem
- Etap 9: Informacja zwrotna dla wszystkich osób uczestniczących w projekcie
Privacy Policy – Information clause on personal data protection
PSI Polska – Personal Data Controller
PSI Polska Sp. z o.o. with its registered office in Warsaw, Al. Jana Pawła II 80, apartment no. 142, 00-175 Warszawa, (telephone number: +48 22 536 96 00), NIP 525-23-54-303, REGON 140401727, entered in the national court register kept by the District Court for the capital city of Warsaw, 12th Commercial Division of the National Court Register of Warsaw under KRS number 0000522169, amount of share capital PLN 50,000, KRAZ 5548.
For what purpose do we process Personal Data and where do we obtain it from?
We process Personal Data for recruitment (Executive and Direct Search), to select projects that may be appropriate and invite to talk about it. Any further participation in the project will be each time preceded by your separate consent.
We obtain personal data for recruitment purposes through:
- Directly from you, as part of CV forwarded by you
- Professional websites, e.g. LinkedIn, GoldenLine
- Websites
- Industry portals
- Recommendations from people who appreciate your professional experience
Which Personal Data do we process?
- Name & surname
- Contact details (mobile phone number, e-mail address)
- Other data included in the CV sent to us by you, e.g. career path, education, trainings and certificates, knowledge of foreign languages, professional competences. Every Candidate decides individually what kind of data is put in personal resume, and by providing it to us the Candidate agrees to processing this data. It is advised to read the guidelines regarding Personal Data needed in resume arising from the GDPR and the Polish Labour Code.
- Information and conclusions gathered during the recruitment process and prepared in a report form
How do we comply with your rights?
In order to protect your Personal Data, all PSI Polska employees follow the GDPR guidelines, as well as strictly defined internal rules of conduct, and the IT systems used by us guarantee full data protection.
You have the right to access your data at any time, to update and correct it, as well as to request for deleting data, restricting data processing and data transferring. You have also the right to withdraw your consent at any time as well as to file a complaint with the supervisory body.
The time of processing Personal Data by PSI Polska is based on individually granted consent and it is:
- a duration of the given recruitment project (usually 3-5 months), if the consent was given only for the particular project. After its completion, the data will be deleted.
- until the consent is withdrawn, if the consent was given to retain data in order to inform about current and/or future projects and possible participation in them.
If, after the initial telephone contact or during the project, the Candidate is not interested in a given recruitment process or resigns from participating in it, the data will be archived until the end of the process, only to avoid contact with the Candidate asking about their interest in the process. If the Candidate's data is sent to the Client for presentation purposes, such personal data is always pseudonymised in a way that does not allow the Client to identify a specific Candidate.
For the purposes of technical IT support and electronic post purposes, we use the services of IT providers (Processors) who may have access to certain personal data for purposes of rendering services to us and therefore are obliged to comply with strictly defined data protection and security guidelines.
- elevato (recruitment platform managed by Elevato S.A.)
- Microsoft (service provider)
How is the recruitment process going?
- Stage 1: The first contact, for which we need contact details, is via e-mail or a telephone (at this stage we collect consent for processing of personal data). We ask for your consent to have an initial conversation about the job offer and then for your general consent to process your Personal Data with regard to recruitment processes
- Stage 2: Research Department conducts a telephone conversation that allows you to pre-discuss the specific job offer and its requirements as well as to check your initial interest in the given career opportunity
- Stage 3: Direct interview with the Consultant leading the project: discussing the specific recruitment project, the Candidate’s experiences that are required for the position as well as verifying the needs and expectations on both sides (for this stage a Candidate’s resumé is needed)
- Stage 4: Collecting your separate, written consent to share your Personal Data with a particular Client that is required to further participation in a given project
- Stage 5: Preparing a summary of the Candidate Profile for the Client in a form of a report covering Personal Data included in the CV and information provided during an interview with the Consultant (contact details, education and completed trainings, career path, competence and personality profile, motivation to job change, financial expectations)
- Stage 6: Arranging meetings of Candidates with the Client (Presentation stage)
- Stage 7: Potential additional ways of verifying competencies, position and company culture fit i.e. WAVE Professional Styles Questionnaire, Reasoning Tests, assessment centre, etc. (those take place only with the Candidate’s agreement, after providing the necessary information in order to make an informed and voluntary decision and after obtaining separate freely given consent to participate in this stage). After carrying the above out, we provide the Client and Candidate feedback with the results and conclusions.
- Stage 8: Providing a support by PSI Polska in the process of negotiating employment conditions and successfully finalizing talks between the chosen Candidate and the Client.
- Stage 9: Feedback provided by PSI Polska to each Candidate participating in the project.